La fameuse "infobésité"

Trop d'informations ou l'effet de la piètre qualité des informations reçues  ?

Voici l'article que je viens d'écrire pour Courtage News :

Manager trie désespérément informations inutiles

« Recevoir 100 mails par jour n’est pas un problème, mais 5 seulement me font dire “celui-là, si je ne l’avais pas eu, je serais passé à côté de quelque chose”. Trop de courriers électroniques, d’urgences impossibles à gérer… et pourtant l’information constitue une ressource clé pour les managers.

Votre boite mail déborde de newsletters et de messages à peine lus ? Vous vous plaignez d’être sollicité par les courriels, la messagerie instantanée et vocale, le téléphone mobile. Que faire pour ne pas ployer sous l’«infobésité», terme québécois ?

Les technologies ont bon dos

La solution semble davantage venir de l’être humain. Il s’agit de développer chez les salariés des compétences pour trouver, extraire, organiser, et bien utiliser les flux d’informations : lecture rapide, élaboration de tableaux de bord, sens critique pour savoir vite faire le tri entre les données utiles et inutiles. En effet, l’accroissement du volume de données à traiter est réel. 1/3 du temps des
managers, en moyenne, serait consacré à traiter l’information.
Réduisons certains excès ! Lisez-vous toutes les lettres électroniques auxquelles vous êtes abonnés?
Avez-vous réellement besoin d’un assistant personnel numérique?
Interrogeons-nous sur les raisons du temps que nous passons à la recherche d’informations manquantes. Nous le devons souvent à la piètre qualité des informations reçues et leur inadéquation aux tâches qui nous sont demandées. Le manque d’informations utiles, concrètes,exploitables nous donne un sentiment de surcharge et d’inefficacité.

Quelle conduite pour soi-même et vis-à-vis des autres ?

Combien de fois dans la journée vous arrive-t-il d’interrompre vos activités pour vérifier vos messages, lire un courriel au moment où une fenêtre apparaît sur l’écran, consulter un site Web ou répondre à un message instantané?
Commençons par développer de nouvelles méthodes. Il n’est pas nécessaire de lire un message ou de répondre à un courriel dès son arrivée. Certains prévoient des périodes déterminées dans la journée - le matin ou en fin d’après-midi par exemple. Il est permis de ne pas être branché pendant 24 heures et 7 jours sur 7! Pour faire face au sentiment d’urgence permanente, choisissons les moments où l’on reçoit, traite et utilise la messagerie.

En moyenne, une personne est interrompue toutes les 8 minutes ou 50-60 fois par jour, selon Donald
E. Wetmore, fondateur du Productivity Institute. L’interruption moyenne monopolise 5 minutes, soit 4 heures par jour. 80 % de ces interruptions apportent peu ou pas de valeur.
Certaines entreprises prennent des initiatives pour aider leurs employés à régler les problèmes de
productivité personnelle, de gestion du temps et de contrôle de l’information.

Voici quelques exemples :
- empêcher les salariés d’accéder aux serveurs de l’entreprise en dehors des heures de bureau,
- déclarer une journée de la semaine, « journée sans courriels » où les employés ont seulement le
droit de communiquer avec les clients et non avec leurs collègues,
- limiter l’utilisation de la messagerie instantanée.

D’autres diffusent une charte d’usage pour développer de bonnes pratiques : ciblage précis desdestinataires, qualification des messages « pour information » ou « pour action », interdiction du « répondre à tous ». N’oublions pas que la surcharge d’informations et le sentiment d’urgence font partie des déterminants de la surcharge d’activité.

Martine Bigot
Le 22 avril 2008